Contoh Invoice Ekspor dan Cara Membuatnya

Cara membuat Invoice Ekspor harus memperhatikan banyak kaidah surat jual beli yang berlaku secara Internasional. Di dunia perdagangan internasional, invoice ekspor mainkan peran penting sebagai dokumen resmi yang menguraikan transaksi bisnis di antara eksportir dan importir.

Invoice ekspor tidak sekedar hanya kumpulan harga, tapi juga adalah instrument yang atur pembayaran, pengiriman, dan peraturan bea cukai. Pentingnya invoice ekspor berada pada kemampuannya untuk meminimalkan dampak negatif dan pastikan kelancaran proses transaksi bisnis.

Invoice yang detail dan tepat menolong menghindari salah paham di antara beberapa pihak yang terlibat. Info yang lengkap, seperti deskripsi produk, jumlah, harga, dan incoterm yang dipakai, akan menolong proses bea cukai dan pengiriman jalan dengan mulus.

Tetapi, faktor teknis bukan salah satu faktor yang penting jadi perhatian dalam cara membuat invoice ekspor. Pemakaian bahasa yang jelas dan dimengerti untuk semua pihak, dan penataan detail pembayaran yang tepat, harus juga diprioritaskan. Seringkali, permasalahan muncul karena ketidaktahuan dalam mata uang pembayaran, sistem pembayaran, atau tenggang waktu yang tidak jelas.

Karena ada teknologi, pembuatan dan pengelolaan invoice ekspor makin simpel. Perangkat lunak akuntansi dan perdagangan internasional membantu kurangi kekeliruan manusia dan mengotomatisasi sebagian besar proses. Tetapi, masih tetap dibutuhkan pengetahuan mendalam berkenaan peraturan perdagangan internasional dan ketentuan bea cukai yang berjalan.

Pada era globalisasi ini, invoice ekspor jadi dasar khusus perdagangan lintas negara yang sukses. Dengan pahami keutamaan invoice ekspor yang bagus, perusahaan bisa pastikan kelancaran dalam usaha internasional dan perkuat jalinan dengan partner usaha di penjuru dunia.

Fungsi Invoice Ekspor

Invoice ekspor mempunyai fungsi-fungsi penting pada proses perdagangan internasional. Berikut fungsi-fungsi khusus dari invoice ekspor:

• Dokumen Penagihan: Invoice ekspor berperan sebagai dokumen penagihan resmi ke importir atas produk atau barang yang sudah dikirimkan. Ini menguraikan jumlah, harga, dan keseluruhan biaya yang perlu dibayar oleh importir ke eksportir.
• Basis Kontrak: Invoice ekspor menggambarkan kesepakatan di antara eksportir dan importir. Ini meliputi ketetapan harga, jumlah barang, deskripsi produk, dan persyaratan dan ketetapan transaksi bisnis yang sudah disetujui.
• Dokumen Bea Cukai: Pihak bea cukai di negara yang menerima memakai invoice ekspor sebagai rekomendasi untuk hitung bea masuk, pajak, dan biaya yang lain yang dibutuhkan untuk melepas barang import.
• Dokumen Pabean: Invoice ekspor dibutuhkan untuk pemenuhan syarat pabean di negara eksportir dan negara import. Ini menolong pastikan jika beberapa barang sesuai peraturan dan undang-undang yang berjalan.
• Basis Pembayaran: Importir memakai invoice ekspor sebagai dasar untuk membayar ke eksportir. Info yang detail mengenai jumlah, mata uang, dan perintah pembayaran ada dalam invoice.
• Bukti Transaksi: Invoice ekspor berperan sebagai bukti sah jika transaksi bisnis terjadi di antara eksportir dan importir. Ini bisa dipakai sebagai rekomendasi dalam kasus perselisihan atau klaim asuransi.
• Pengawasan Keuangan: Eksportir memakai invoice ekspor sebagai alat untuk mencari penghasilan dan transaksi bisnis. Ini menolong dalam pengendalian keuangan perusahaan dan analitis performa usaha.
• Keterangan Detail Produk: Deskripsi produk yang ada dalam invoice membantu importir pahami dengan jelas apa yang mereka membeli. Ini menolong menghindar dari ketidaktahuan atau salah paham berkaitan lewat produk yang diminta.
• Perundingan dan Komunikasi: Invoice ekspor bisa jadi dasar untuk pembicaraan selanjutnya di antara eksportir dan importir berkaitan peralihan atau rekonsilasi dalam transaksi bisnis.
• Catatan Akuntansi: Invoice ekspor dipakai sebagai dokumen pendukung dalam pendataan akuntansi perusahaan. Ini penting untuk tujuan laporan pajak dan audit.

Perbedaan Proforma Invoice dan Commercial Invoice

Di dunia perdagangan internasional dikenal juga dokumen proforma invoice. Apa itu proforma invoice dan perbedaanya dengan commercial invoice?

Proforma invoice adalah dokumen yang dipersiapkan eksportir sebagai pertanda sementara jika terjadi transaksi bisnis jual-beli di antara penjual dan konsumen. Proforma invoice berperan sebagai pengingat konsumen agar selekasnya menuntaskan pembayarannya.

Ketidaksamaan di antara Proforma Invoice dan Commercial Invoice ialah pemakaian dan waktu dibuatnya. Proforma invoice dibuat sesudah penjual terima pertanyaan dari konsumen mengenai produk mereka, penjual keluarkan proforma invoice sebagai penawaran yang memberikan harga barang dan syarat pemasaran. Konsumen bisa terima penawaran atau lakukan perundingan. Sementara itu, commercial invoice berisi pemerincian akhir transaksi bisnis yang sudah disetujui.

Proforma Invoice dipakai konsumen dan penjual untuk membicarakan harga dan ketetapan pemasaran, memperoleh ijin impor, menangani kekuatan limitasi import, atur letter of kredit, dan pembayaran yang lain. Dan Commercial Invoice bukan cuma untuk instrument tagihan pembayaran, tapi juga dipakai pihak bea cukai untuk mengenali nilai pajak.

Cara Membuat Invoice Ekspor

Berbeda dengan Surat Penawaran Ekspor, Invoice ekspor ialah dokumen yang menguraikan transaksi bisnis perdagangan internasional di antara eksportir dan importir. Berikut komponen penting yang perlu ada pada sebuah invoice ekspor:

Data Eksportir:

Nama perusahaan eksportir
Alamat lengkap eksportir
Nomor telepon, faks, dan alamat email eksportir
Nomor analisis pajak (bila dibutuhkan)

Info Importir:

Nama perusahaan importir
Alamat lengkap importir
Nomor telepon, faks, dan alamat email importir
Tanggal dan Nomor Invoice:

Tanggal pembuatan invoice
Nomor unik invoice untuk rujukan
Deskripsi Produk:

Nama dan deskripsi produk secara jelas dan detail
Kode produk (bila ada)
Jumlah atau jumlah produk yang diminta
Harga dan Keseluruhan Ongkos:

Harga per unit produk
Keseluruhan biaya untuk tiap produk atau jenis produk
Keseluruhan ongkos keseluruhnya
Mata Uang dan Metode Pembayaran:

Mata uang yang dipakai dalam transaksi bisnis
Sistem pembayaran yang sudah disetujui (misalkan, transfer bank, L/C, D/P)
Syarat Pengiriman (Incoterm):

Incoterm yang memvisualisasikan tanggung-jawab dan ongkos pengiriman
Lokasi pengiriman barang (misalkan, FOB Jakarta, CIF Surabaya)
Perintah Pengiriman:

Sistem pengiriman (darat, laut, udara)
Nama perusahaan pengirim atau agen pengiriman (bila ada)
Tanggal Pengiriman:

Tanggal diprediksi pengiriman atau tanggal aktual pengiriman
Detail Pajak dan Bea Cukai:

Info mengenai pajak atau bea cukai yang dikenai (bila ada)
Nomor pabean atau kode kategorisasi barang (HS code)
Persyaratan dan Ketetapan:

Persyaratan dan ketetapan transaksi bisnis, termasuk penangguhan, pengembalian barang, dan perselisihan
Info Kontak:

Nama dan kontak orang yang bertanggungjawab atas transaksi bisnis
Nomor telepon, faks, dan alamat email kontak
Tanda Tangan dan Stempel:

Tanda-tangan dan stempel perusahaan eksportir sebagai pertanda persetujuan
Rujukan Lain (Opsional):

Nomor kontrak atau order pembelian yang berkaitan
Nomor L/C (Letter of Kredit) bila pembayaran dilaksanakan lewat L/C
Perintah Penagihan:

Alamat penagihan dan info penting yang lain berkaitan dengan pembayaran
Semua komponen ini harus dihidangkan jelas, tepat, dan lengkap dalam invoice ekspor untuk pastikan transaksi bisnis berjalan mulus dan sesuai syarat hukum dan pabean yang berjalan.

Contoh Invoice Ekspor

Berikut adalah contoh Invoice Ekspor untuk Jual Daun Pisang ke Luar Negeri. Kamu bisa dapatkan draft file ini secara gratis.

INVOICE EKSPOR DAUN PISANG

Eksportir:
PT Daun Hijau
Jl. Merdeka No. 123
Kota Leafville
Telpon: (123) 456-789
Email: info@alamatjtcargo.com

Importir:
ABC Exports Ltd.
123 Main Street
Cityville
Phone: (987) 654-321
Email: orders@alamatjtcargo.com

Tanggal Invoice: 22 Agustus 2023
Nomor Invoice: DH-2023-071

Deskripsi Produk:

No. Nama Produk Jumlah Harga per Kilo

1. Daun Pisang 500 kg Rp30.500

Total Harga: Rp11.750.000

Mata Uang: USD
Sistem Pembayaran: Transfer Bank

Incoterm: FOB Dermaga Leafville

Perintah Pengiriman:
Sistem Pengiriman: Laut
Pengiriman ke: ABC Exports Ltd.
276 Main Strettt
Cityanu

Tanggal Pengiriman: 5 September 2023

Persyaratan dan Ketentuan:

• Pembayaran harus diterima saat sebelum tanggal pengiriman.
• Ongkos pengiriman, asuransi, dan bea cukai dijamin oleh importir.
• Klaim atas kerusakan harus disampaikan dalam tiga hari sesudah barang diterima.

Info Kontak:
Nama Kontak: Joko Foe
Telpon: (123) 416-789
Email: andi@alamatjtcargo.com

Tanda Tangan Eksportir: ________
Tanggal: 22 Agustus 2023

Draft Commercial Invoice Document

Berikut kami berikan contoh commercial invoice, silahkan dibuat mengikuti ketentuan format yang berlaku di perusahaan kamu.