Cara Membuat Packing List Ekspor Dengan Excell dan PDF

Cara membuat packing list ekspor bisa menggunakan format excell maupun PDF. Dokumen ini penting dalam bisnis internasional. Dokumen ini berfungsi sebagai daftar rinci dari barang yang akan dikirimkan melalui proses ekspor.

AlamatJTCargo.com akan membahas secara mendalam tentang cara membuat packing list ekspor bentuk PDF dan Excell, termasuk apa itu, mengapa penting, bagaimana membuatnya, serta menyediakan template dan format yang berguna.

Jika kamu menggunakan Jasa Undernamed Ekspor, mungkin kamu tidak perlu repot mengurus ini akan tetapi jika untuk pribadi atau UMKM terlibat langsung dalam bisnis ekspor atau berencana untuk memulai, baca terus untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang packing list ekspor.

Pengertian Packing List Ekspor

Packing list ekspor adalah dokumen yang berisi informasi rinci tentang barang-barang yang akan diekspor. Dokumen ini disusun oleh pengekspor dan digunakan oleh berbagai pihak, termasuk pihak ekspor, pihak impor, dan pihak yang terlibat dalam pengiriman barang, untuk memantau dan mengidentifikasi setiap item yang akan dikirim.

Dokumen yang dikenal sebagai “Packing List Ekspor” atau faktur pengiriman adalah dokumen yang sangat penting dalam menyajikan informasi mengenai konten dari suatu kiriman ekspor ke luar negeri. Dokumen ini memuat detail alamat lengkap pengirim (Shipper) dan penerima (Receiver) yang terletak di bagian atasnya.

Selanjutnya, Pada cara membuat packing list ekspor terdapat tabel yang berisi informasi mengenai barang-barang yang dikirim, termasuk jumlahnya dan beratnya. Setelahnya, terdapat juga tabel yang berfungsi sebagai faktur dengan data yang identik dengan tabel sebelumnya, tetapi dilengkapi dengan harga per unit dan totalnya. Seluruh dokumen diakhiri dengan tanda tangan pengirim yang terletak di pojok kanan bawah.

Mengapa Packing List Ekspor Penting?

Packing list untuk ekspor memiliki peran yang sangat penting dalam proses ekspor. Beberapa alasan mengapa salah satu dokumen ekspor ini penting adalah sebagai berikut:

Memfasilitasi Proses Pabean: Dokumen ini digunakan oleh pihak bea cukai untuk memeriksa dan menghitung bea masuk yang harus dibayar.

Menghindari Penyimpangan: Dengan mencantumkan barang secara rinci pada cara membuat packing list ekspor membantu menghindari penyimpangan barang yang dapat terjadi selama pengiriman ke luar negeri.

Pemantauan Inventaris: Pihak ekspor dan impor dapat menggunakan packing list untuk memantau inventaris barang yang dikirim dan diterima.

Klaim Asuransi: Dokumen ini berguna dalam hal klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan selama pengiriman barang ekspor.

Isi Packing List Ekspor Ke Luar Negeri

Isi dari packing list untuk keperluan ekspor harus mencakup informasi yang sangat rinci tentang setiap item yang akan dikirimkan. Berikut adalah informasi yang harus dimasukkan dalam packing list ekspor jualan ke luar negeri :

• Nomor Urut: Nomor urut barang yang akan dikirim, sehingga mudah diidentifikasi.
• Deskripsi Barang Ekspor ke Luar Negeri : Nama dan deskripsi singkat barang yang akan dikirim.
• Jumlah dan Satuan: Jumlah barang yang akan dikirim dan satuan pengukuran yang digunakan (misalnya, karton, palet, atau drum).
• Berat Bersih dan Bruto: Berat bersih barang (berat barang itu sendiri) dan berat bruto (berat barang dan kemasannya).
• Dimensi: Ukuran dan dimensi barang, seperti panjang, lebar, dan tinggi barang ekspor.
• Nilai Faktur: Nilai barang-barang tersebut dalam mata uang yang digunakan dalam perdagangan internasional.
• Negara Asal: Negara asal barang-barang tersebut.
• Nama Pemasok: Nama dan alamat pemasok barang-barang tersebut.
• Nama Penerima: Nama dan alamat penerima barang-barang tersebut.
• Nomor Container: Jika barang dikirim dalam kontainer, nomor kontainer juga harus dicantumkan.

Cara Membuat Packing List Ekspor Sederhana

Berikut adalah langkah-langkah untuk tutorial membuat packing list ekspor yang profesional:

Persiapkan Dokumen: Buat dokumen kosong dengan header yang mencantumkan informasi perusahaanmu, tanggal, dan nomor referensi dokumen ekspor lainnya.

Tambahkan Informasi Barang: Tambahkan informasi barang-barang yang akan dikirimkan sesuai dengan format yang telah dijelaskan di atas.

Nomor Urut: Beri nomor urut pada setiap barang ekspor untuk memudahkan identifikasi.

Rapi dan Terperinci: Pastikan setiap informasi yang dicantumkan sangat rinci dan akurat.

Perhatikan Format: Pada cara membuat packing list ekspor, Pastikan dokumen ini sesuai dengan format yang diterima oleh pihak bea cukai dan penerima di negara tujuan.

Template dan Format Packing List Ekspor

Untuk memudahkanmu dalam membuat packing list ekspor, berikut ini adalah template sederhana yang dapat digunakan sebagai referens cara membuat packing list ekspori:

——————————————————

Nomor Referensi: [Isi dengan nomor referensimu]

Tanggal: [Isi dengan tanggal penyusunan]

——————————————————

Informasi Pengirim:

Nama Perusahaan: [Nama Perusahaanmu]

Alamat: [Alamat Perusahaanmu]

Kota: [Kota]

Negara: [Negara]

Informasi Penerima:

Nama Penerima: [Nama Penerima]

Alamat: [Alamat Penerima]

Kota: [Kota Penerima]

Negara: [Negara Penerima]

——————————————————

| No | Deskripsi Barang     | Jumlah | Satuan | Berat (Netto) | Berat (Bruto) | Dimensi (cm) | Nilai Faktur |

|—-|———————-|——–|——–|—————-|—————-|————–|————–|

| 1  | [Deskripsi Barang 1] | [Jumlah]| [Satuan]| [Berat Netto] | [Berat Bruto] | [Dimensi]    | [Nilai]      |

| 2  | [Deskripsi Barang 2] | [Jumlah]| [Satuan]| [Berat Netto] | [Berat Bruto] | [Dimensi]    | [Nilai]      |

| 3  | [Deskripsi Barang 3] | [Jumlah]| [Satuan]| [Berat Netto] | [Berat Bruto] | [Dimensi]    | [Nilai]      |

…

——————————————————

Packing list ekspor adalah dokumen kunci dalam bisnis internasional yang membantu memastikan bahwa barang-barang yang dikirimkan diketahui secara rinci dan akurat. Dengan menggunakan template dan format yang sesuai, serta memasukkan informasi yang tepat, Kamu dapat membuat packing list ekspor yang profesional dan meminimalkan potensi masalah selama proses ekspor.

Salah satu dokumen ekspor ini tidak hanya mempermudah pengawasan barang, tetapi juga diperlukan dalam proses bea cukai dan klaim asuransi. Selanjutnya cara membuat dan mengelola packing list ekspor menggunakan alat yang umum digunakan, yaitu Microsoft Excel dan PDF. Selain itu, kami juga akan memberikan contoh packing list ekspor sederhana yang dapat digunakan sebagai referensi.

Cara Membuat Packing List Ekspor dengan Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah salah satu alat yang sangat berguna dalam membuat dan mengatur packing list ekspor. Berikut langkah-langkahnya:

• Buka Excel: Buka program Microsoft Excel pada komputermu.
• Buat Tabel: Buat tabel dengan kolom-kolom yang mencakup informasi yang diperlukan dalam packing list, seperti nomor urut, deskripsi barang, jumlah, satuan, berat bersih, berat bruto, dimensi, dan nilai faktur.
• Isi Informasi: Isi informasi untuk setiap item yang akan dikirim dalam tabel Excel. Pastikan untuk mencantumkan informasi dengan rinci dan akurat.
• Pengaturan Format: Atur format kolom seperti angka desimal untuk berat bersih, berat bruto, dan nilai faktur.
• Simpan Dokumen: Setelah selesai mengisi semua informasi, simpan dokumen Excel.

Mengkonversi Packing List Ekspor Excel ke PDF

Setelah berhasil membuat draft packing list ekspor menggunakan Excell, selanjutnya adalah mengkonversinya menjadi format PDF. Berikut adalah langkah-langkahnya:

• Simpan Dokumen Excel: Pastikan telah menyimpan dokumen Excel yang telah kamu buat.
• Pilih “File”: Buka dokumen Excel dan pilih tab “File” di bagian atas.
• Pilih “Simpan Sebagai”: Pilih opsi “Simpan Sebagai” dari menu drop-down.
• Pilih Format PDF: Dalam jendela “Simpan Sebagai”, pilih format file “PDF” dari daftar opsi yang tersedia.
• Klik “Simpan”: Klik tombol “Simpan” untuk mengkonversi dokumen Excel menjadi file PDF. Kamu dapat memilih lokasi penyimpanan yang sesuai di komputermu.

Mengelola Packing List Ekspor PDF

Setelah memiliki dokumen packing list ekspor dalam format PDF, Kamu dapat mengelolanya dengan cara berikut :

Pengiriman kepada Pihak Ekspor Terkait: Kirimkan salinan PDF packing list ekspor kepada pihak-pihak yang terkait dalam proses ekspor, termasuk pihak bea cukai, pihak penerima di luar negeri, dan agen pengiriman.

Pencetakan: Jika diperlukan, cetak salinan fisik dari packing list untuk disertakan dalam pengiriman fisik barang-barang tersebut.

Arsip Digital: Simpan salinan digital dari PDF packing list ekspor dalam arsip digital yang aman untuk referensi masa depan.

Packing list ekspor adalah dokumen yang sangat penting dalam bisnis internasional. Dengan menggunakan Microsoft Excel, Kamu dapat dengan mudah membuatnya dengan rinci dan akurat, sementara mengonversinya menjadi format PDF memudahkan distribusi dan penyimpanan dokumen.

Contoh Packing List Ekspor Resmi Perusahaan

Packing List Ekspor Hasil Kebun

Tanggal: 22 September 2023

Kepada:
Nama Pembeli: PT Agro Makmur
Alamat: Jl. Padi Emas No. 123, Jakarta

Dari:
Nama Pengirim: Tani Sejahtera
Alamat: Jl. Kebun Indah No. 45, Surabaya

No. Referensi Pesanan: 2023-001

Deskripsi Produk:

Produk: Jeruk Manis

Jumlah: 500 kg
Kemasan: Kotak karton berukuran 10 kg
Kondisi: Segar
Harga per kg: Rp 5,000
Produk: Pisang Raja

Jumlah: 300 kg
Kemasan: Kotak karton berukuran 15 kg
Kondisi: Segar
Harga per kg: Rp 4,000
Catatan Pengemasan:

Semua produk telah dikemas dalam kotak karton berkualitas tinggi yang sesuai dengan standar pengiriman internasional.
Setiap kotak karton diberi label dengan nama produk, berat bersih, tanggal panen, dan tanggal kedaluwarsa.
Produk ditempatkan dalam kantong plastik berkekuatan tinggi sebelum dimasukkan ke dalam kotak karton untuk melindungi dari kelembaban.
Seluruh produk telah diinspeksi secara teliti untuk memastikan kualitas terbaik sebelum dikemas.
Informasi Pengiriman:

Pengiriman akan dilakukan menggunakan kapal kargo dari Pelabuhan Tanjung Perak, Surabaya.
Nomor Kontainer: TCNU1234567
Tanggal Pengiriman: 1 Oktober 2023
Tanggal Estimasi Kedatangan: 15 Oktober 2023
Dokumen Pengiriman:
Invoice
Packing List (ini)
Sertifikat Fitosanitasi
Bill of Lading
Catatan Tambahan:

Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening kami dalam mata uang Rupiah Indonesia.
Mohon segera konfirmasi penerimaan pesanan ini dan detail pembayaran.
Kami sangat berharap agar produk-produk kami memenuhi ekspektasimu dan siap membantu dengan pertanyaan atau kebutuhan tambahan.
Hormat kami,

[TTD]

[Nama Pengirim]
Tani Sejahtera

[Informasi Kontak]
Telepon: +1239876678
Email: tani_sejahtera @ emassil.com

Kerugian Jika Packing List Ekspor Salah

etika membuat packing list ekspor yang tidak memadai atau salah, ada beberapa potensi kerugian yang dapat terjadi. Ini termasuk:

Keterlambatan Pengiriman: Packing list ekspor yang tidak akurat atau kurang lengkap dapat menyebabkan keterlambatan dalam proses pengiriman. Misalnya, jika beberapa item tidak terdaftar dengan benar, pihak ekspedisi mungkin kesulitan dalam memproses pengiriman, yang pada gilirannya dapat mengakibatkan barang sampai terlambat di tujuan.

Kerusakan Barang: Jika barang tidak dikemas dengan benar dan tidak terdaftar dengan akurat dalam packing list ekspor, risiko kerusakan barang dapat meningkat. Barang yang tidak dilindungi dengan baik dalam pengemasan dapat rusak selama pengiriman, menyebabkan kerugian finansial bagi eksportir.

Kesalahan Bea Cukai: Packing list untuk ekspor yang tidak akurat atau tidak jelas dapat menyebabkan masalah saat barang tiba di pelabuhan tujuan. Kesalahan atau ketidakjelasan dalam dokumentasi dapat mengakibatkan masalah bea cukai, yang pada akhirnya dapat menunda pengiriman dan menambah biaya tambahan.

Kehilangan Pelanggan: Kesalahan dalam cara membuat packing list ekspor dan pengiriman yang terlambat atau rusak dapat merugikan reputasi bisnismu. Kehilangan pelanggan adalah konsekuensi potensial jika pelanggan merasa kecewa dengan layanan dan produk yang diterimanya.

Untuk menghindari kerugian-kerugian ini, penting untuk memastikan bahwa packing list ekspor dibuat dengan cermat, akurat, dan lengkap.

Demikianlah pembahasan Cara Membuat Packing List Ekspor Dengan Excell dan PDF.